Tính đến hết tháng 6/2023, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh tiếp nhận 118 hồ sơ của các tổ chức, trình cấp có thẩm quyền ký 104 hồ sơ. Tiếp nhận 1.993 hồ sơ của các chi nhánh chuyển thẩm tra, trình ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCNQSDĐ) hộ gia đình, cá nhân. Văn phòng Đăng ký đất đai chi nhánh các huyện, Thành phố tiếp nhận và xử lý 11.693 hồ sơ; chỉnh lý bản đồ địa chính được 1.136 thửa đất, chỉnh lý hồ sơ địa chính được 2.091 hộ…

Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Vũ Thế Cương cho biết: TTHC về đất đai, nhất là thủ tục cấp GCNQSDĐ, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất là một trong số TTHC có tính chất phức tạp, cần phải kiểm tra, xác minh qua nhiều bước theo quy định. Bên cạnh đó, số lượng hồ sơ TTHC về đất đai hằng năm rất lớn; yêu cầu của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp ngày càng cao, luôn đòi hỏi phải nhanh, kịp thời. Trong khi đó số lượng biên chế Văn phòng, các chi nhánh có hạn (trừ Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố có 6 viên chức, còn lại các chi nhánh khác có 2 - 4 viên chức). Vì vậy, thường xảy ra tình trạng bị chậm thời gian trả kết quả TTHC, chất lượng công việc chưa đảm bảo theo yêu cầu, nhiệm vụ. Công tác phối hợp xử lý, giải quyết công việc giữa các đơn vị liên quan ở một số nội dung chưa kịp thời, hiệu quả như: việc xử lý thông tin xác định nghĩa vụ thuế của người dân còn chậm; công tác trình duyệt cấp giấy chứng nhận lần đầu cho các hộ gia đình cá nhân thường mất nhiều thời gian do phần lớn các hồ sơ phải tiến hành thẩm định thực địa và kiểm tra lại dữ liệu hồ sơ gốc. 

CSDL đất đai trên địa bàn tỉnh chưa được thực hiện hoàn chỉnh, gây khó khăn trong công tác thu thập, khai thác thông tin trong quá trình giải quyết hồ sơ theo quy định, đặc biệt là đối với thủ tục chỉnh lý GCNQSDĐ đối với trường hợp đất thu hồi. Hiện tại mới xây dựng được CSDL đất đai của 6/10 huyện, Thành phố theo Dự án tăng cường quản lý đất đai và xây dựng CSDL đất đai tỉnh vốn vay Ngân hàng Thế giới. Hệ thống bản đồ, hồ sơ địa chính phạm vi toàn tỉnh có nhiều biến động, nhất là sau sáp nhập địa giới hành chính, chưa được cập nhật, chỉnh lý biến động thường xuyên. Bản đồ địa chính đất đô thị biến động lớn. Điều này dẫn đến khi giải quyết các TTHC, đội ngũ cán bộ của các văn phòng đăng ký đất đai phải mất nhiều thời gian điều tra, xác minh, thẩm tra lại các thửa đất. Mặt khác, bản thân người dân khi được hướng dẫn bổ sung hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo quy định mất rất nhiều thời gian và chậm thực hiện nghĩa vụ tài chính…

Tại Thành phố, cùng với tốc độ phát triển nhanh, mạnh về hạ tầng, dịch vụ đô thị, Thành phố tăng cường công tác quản lý đất đai, cấp GCNQSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Từ đầu năm 2023 đến nay, Văn phòng Đăng ký đất đai Chi nhánh Thành phố tiếp nhận, giải quyết  2.711 hồ sơ liên quan đến đăng ký biến động, đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, cấp đổi, cấp GCNQSDĐ lần đầu, tách thửa đất đai theo yêu cầu của hộ gia đình, cá nhân. Có 906 hồ sơ giải quyết trước hạn, chiếm 33,42%; 1.058 hồ sơ giải quyết đúng hạn, chiếm 39,03%; 747 hồ sơ giải quyết quá hạn, chiếm 27,55%. Tình trạng hồ sơ giải quyết quá hạn chiếm tỷ lệ lớn do phần nhiều các hồ sơ phải tiến hành thẩm định thực địa, kiểm tra lại dữ liệu hồ sơ gốc. 

Theo Phó Giám đốc phụ trách Văn phòng Đăng ký đất đai Chi nhánh Thành phố Phương Nguyễn Lan, Bộ phận một cửa do Chi nhánh đảm nhiệm trung bình tiếp nhận khoảng 500 hồ sơ TTHC đất đai/tháng, cao gấp 10 lần so với văn phòng các huyện. Để giải quyết thủ tục trên, theo quy định của Luật Đất đai cũng như các văn bản hiện hành, trước khi thực hiện các giao dịch về đất đai, địa bàn được đo đạc lại bản đồ địa chính phải thực hiện việc đồng bộ số liệu theo bản đồ địa chính mới. Trong khi đó, đa phần các hồ sơ đều phải tiến hành thẩm định thực địa và kiểm tra lại dữ liệu hồ sơ gốc vì số liệu trên giấy chứng nhận đã cấp sai khác về hình thể, diện tích,... so với bản đồ hiện trạng. Với số lượng nhân sự của Chi nhánh như hiện tại (6 viên chức, 4 hợp đồng) không đủ để thực hiện và giải quyết hồ sơ của người dân. Tại Bộ phận một cửa UBND Thành phố thường xuyên diễn ra tình trạng hộ gia đình, cá nhân đến thực hiện thủ tục lấy số xếp hàng trước giờ bắt đầu làm việc nhưng đến cuối ngày vẫn không nộp được hồ sơ, một số hồ sơ không trả được kết quả theo đúng thời gian của phiếu hẹn, gây ra hiện tượng bức xúc trong nhân dân. 

Công tác phối hợp giữa các đơn vị liên quan trong giải quyết TTHC ở một số nội dung chưa kịp thời, hiệu quả, còn xảy ra hiện tượng các đơn vị đùn đẩy trách nhiệm giữa các đơn vị liên quan như: Chi cục Thuế Thành phố, Phòng Tài nguyên và Môi trường dẫn tới việc một số hồ sơ còn yêu cầu các giấy tờ nằm ngoài TTHC theo quy định cũng như việc đề nghị bổ sung một số thông tin không đúng với thông tư, hướng dẫn. Đối với hồ sơ đăng ký, cấp GCNQSDĐ lần đầu, trong quá trình thực hiện xảy ra tình trạng một số nội dung chưa thống nhất cách hiểu văn bản cũng như cách thức thực hiện giải quyết hồ sơ dẫn tới hiện tượng hồ sơ đăng ký, cấp GCNQSDĐ lần đầu sau khi UBND cấp xã hoàn thiện không đủ điều kiện chiếm số lượng tương đối lớn (trên 80%). 

Qua thống kê, những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong việc giải quyết các TTHC về đất đai của người dân tồn tại nhiều năm nay là do nguồn gốc đất, hồ sơ địa chính làm cơ sở cấp GCNQSDĐ rất phức tạp. Chủ yếu tập trung dưới dạng cấp GCNQSDĐ theo dự án trước đây cho người dân xảy ra nhiều sai sót, nay người dân thực hiện cấp đổi GCNQSDĐ mới phát hiện hồ sơ đất đai bị chồng lấn, thiếu chính xác, phải xác minh lại; tình trạng người dân làm thay đổi mục đích, hiện trạng sử dụng đất được ghi trong giấy chứng nhận. Tình trạng lấn chiếm, chuyển mục đích trái phép, không sử dụng đất, chuyển nhượng đất mà không làm thủ tục theo quy định, tranh chấp đất ở nhiều địa phương diễn biến phức tạp, trong khi các quy định pháp luật về giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực đất đai còn một số bất cập, không đồng bộ, thay đổi qua từng thời kỳ, do đó khi áp dụng căn cứ pháp luật để giải quyết vụ việc giữa các ngành liên quan không đồng nhất. Hiện trạng sử dụng đất không có mốc giới, ranh giới, thiếu đất tại thực địa so với giấy tờ và GCNQSDĐ đã được cấp… 

Phó Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường Vũ Ngọc Lưu cho biết: Để khắc phục những tồn tại, vướng mắc trong giải quyết TTHC về đất đai, Sở tiếp tục rà soát, đánh giá lại hiện trạng sử dụng đất của các tổ chức, cá nhân, hộ gia đình, từ đó, đưa ra các giải pháp cụ thể. Thường xuyên chỉ đạo, cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai ở các cấp; thực hiện nghiêm các quy định liên quan đến TTHC trong lĩnh vực đất đai, kịp thời rà soát, chuẩn hóa và công bố công khai các thủ tục mới được quy định bổ sung, đặc biệt là việc rút ngắn thời gian cấp giấy chứng nhận, đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và CSDL đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin về đất đai cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về cấp GCNQSDĐ, đặc biệt là công tác cải cách TTHC ở các cấp, ngành; chuyển đổi số phục vụ quản lý, sử dụng hiệu quả CSDL tài nguyên môi trường. Thường xuyên cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, lưu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ địa chính, CSDL đất đai theo quy định; thông báo, hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện giấy tờ liên quan đối các hồ sơ còn tồn đọng, vướng mắc…