Qua khảo sát từng Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tại các huyện, đoàn đều hội ý đánh giá tình trạng tài liệu còn tồn đọng tích đống, đồng thời đưa ra các giải pháp sơ bộ phù hợp với tình hình tài liệu tại các chi nhánh.

Tuy nhiên tại một số các phòng quản lý nhà nước, các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc, hồ sơ tài liệu chưa được giao nộp về kho lưu trữ để phân loại, xử lý và bảo quản kịp thời. Đặc biệt tại các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai của 10 huyện, thành phố, do cán bộ công chức chủ yếu tập trung vào giải quyết công tác chuyên môn. Hồ sơ tài liệu tồn đọng tích đống qua các thời kỳ hầu hết chưa được chỉnh lý theo quy định. Đặc biệt là hồ sơ tài liệu được hình thành từ những năm 2015 trở về trước, nên việc tra cứu phục vụ khai thác tài liệu để giải quyết công việc chuyên môn gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy việc rà soát chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng, tích đống được hình thành từ năm 2015 trở về trước, để được sắp xếp, tinh gọn, quản lý một cách khoa học có hệ thống là điều tất yếu vô cùng quan trọng.   

Để có cơ sở xem xét, bổ sung vào Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước, với khối lượng khoảng 1000m tài liệu đang được lưu trữ tại các chi nhánh VPĐK các huyện, thành phố. Ngày 02/02/2023, Sở Tài nguyên và Môi trường thành lập đoàn khảo sát tài liệu tồn đọng tích đống tại Văn phòng Đăng ký đất đai chi nhánh các huyện, thành phố.

Đoàn thực hiện khảo sát, đánh giá tình trạng và chất lượng hồ sơ tài liệu tồn đọng tích đống tại 05 Văn phòng Đăng ký đất đai tại các chi nhánh: Trùng Khánh, Quảng Hòa, Hòa An, Hà Quảng và Thành phố Cao Bằng.

 
Kết quả khảo sát đánh giá khối lượng hồ sơ tài liệu tồn đọng tích đống tại các chi nhánh đều sát với khối lượng đề nghị bổ sung vào Đề án chỉnh lý tài liệu tích đống của Sở Nội vụ. Để từ đó xây dựng phương án, kế hoạch tổ chức phân loại chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo theo quy định.

Từ thực tế kết quả điều tra khảo sát, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 500/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2023 về việc Phê duyệt Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước tại các Sở  ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố giai đoạn 2023-2025. Trong đó Sở Tài nguyên và Môi trường được giao thực hiện chỉnh lý hồ sơ theo lộ trình là 500 mét tài liệu trong năm 2024, nhằm quản lý chặt chẽ, có hệ thống, tránh hư hỏng, thất thoát hồ sơ tài liệu, phục vụ công tác chuyên môn nhanh, gọn, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn.